Deine Werkstatt in der Hosentasche.

Kurzanleitung für den Alltag: angenommene Teile erfassen, jeden Auftrag verfolgen und kein Foto und kein Ersatzteil verlieren. Wenn du WhatsApp benutzt, wird dir das leichtfallen.

NOCTUX · Anleitung für das Werkstatt-Team · Fragen? Frag deinen Chef oder den Support (Einstellungen → „Support kontaktieren“) · noctuxapp.com

1Was ist das und wie melde ich mich an?

In NOCTUX erfasst und verfolgt die Werkstatt alle Aufträge. Was du einträgst, sehen die anderen sofort, und umgekehrt. Keiner muss mehr fragen: „Wie weit ist das hier?“

Installiere NOCTUX aus dem App Store (iPhone) oder von Google Play (Android). Das Symbol ist eine orangefarbene Eule.
Öffne die App und gib die E-Mail und das Passwort ein, die du von deinem Chef bekommen hast.
Melde dich an. Du siehst die Liste der Aufträge der Werkstatt.

Keine Lust zu tippen?Fast alle Felder haben ein Mikrofon 🎤. Drück drauf und sprich: NOCTUX schreibt für dich. Ideal, wenn du die Hände voll hast.

Bildschirm mit den Aufträgen — Die Liste der Aufträge in der Werkstatt.

2Der Hauptbildschirm

Jede Karte ist ein Auftrag. Auf einen Blick siehst du den Status (die Farbe), das Teil, das Fahrzeug und den Kunden.

Du suchst einen Auftrag? Nimm die Suche oben: Gib Kennzeichen, Kunde oder Fahrzeug ein.
Mit den Filtern (Aktiv, Eingang, Freigabe …) siehst du nur das, was dich gerade interessiert.
Tippe auf eine Karte, um den Auftrag zu öffnen und alles zu sehen.

Unten hast du immer Aufträge und Kunden.

Neuen Auftrag anlegen — Ein angenommenes Teil erfassen.

3Ein angenommenes Teil erfassen

Das ist das Wichtigste, was du machst. Mach es sobald das Teil ankommt, nicht später.

Tippe unter Aufträge unten rechts auf den orangefarbenen Button + Neuer Auftrag.
Trag den Kunden ein: Such ihn, wenn er schon mal da war, oder gib seinen Namen ein. Wähle Privatkunde oder Werkstatt.
Füg seine Telefonnummer hinzu.
Füll Fahrzeug (Marke, Modell, Motor, Kennzeichen) und Teiletyp aus.
Schreib oder diktier 🎤, was der Kunde will und in welchem Zustand das Teil ankommt.
Mach Fotos davon, wie es angekommen ist (Macken, Risse, Dreck, Aufkleber).
Tippe auf Auftrag speichern, den festen orangefarbenen Button unten. Fehlt etwas, sagt dir die App Bescheid und springt zum fehlenden Feld.

Fotos schützen dichWenn der Kunde reklamiert „Das war schon so“, hast du das Foto vom Zustand bei der Annahme. Mach bei der Annahme immer Fotos.

Detailansicht eines Auftrags — Im Auftrag: Reiter mit allem.

4Ein Teil Schritt für Schritt bearbeiten

Öffne den Auftrag mit einem Tipp. Darin gibt es Reiter. Füll sie aus, während du vorankommst:

Prüfung

Im Reiter Prüfung markierst du, was du prüfst (Risse, Planheit, Ventile, Dichtheit …), als In Ordnung, Nicht in Ordnung oder Mit Kunde klären. Schreib bei Bedarf Notizen dazu.

Aufgaben

Unter Aufgaben siehst du, was an diesem Teil zu machen ist (zerlegen, reinigen, schleifen, montieren, prüfen …). Oben stehen die Aufgaben dieses Auftrags; darunter, eingeklappt, die Liste für dieses Teil: Tippe auf eine, und sie kommt in den Auftrag. Wenn etwas doch nicht nötig ist, tippe noch mal drauf, und sie geht zurück in die Liste. Mit Kopieren nimmst du die Liste mit und fügst sie im Rechnungsprogramm ein.

Ersatzteile

Unter Ersatzteile trägst du ein, was bestellt werden muss; die üblichen für dieses Teil hast du unten mit einem Tipp parat, mit Artikelnummer und Lieferant schon eingetragen. Markier es als Bestellt, wenn du es bestellst, und als Erhalten, wenn es da ist. Fehlt etwas, ist klar, dass der Auftrag steht und auf Material wartet.

5Den Status des Auftrags ändern

Oben im Auftrag ist ein großer Button mit dem Status (zum Beispiel IN ARBEIT ▾). Tippe drauf, um ihn zu ändern, wenn der Auftrag weiterkommt.

Außerdem hat in der Liste der Aufträge jede Karte den Button für den nächsten Schritt, der sich je nach Status ändert (zum Beispiel Fertig melden), und Ausliefern, wenn der Kunde das Teil abholt.

Vertan? Kein ProblemWenn du einen Status änderst, erscheint unten ein Hinweis mit Rückgängig. Tippe drauf, und der Auftrag ist wieder wie vorher. Also keine Angst.

Status	Was er bedeutet
Eingang	Gerade angekommen, noch nicht geprüft.
Prüfung / Angebot offen	Wird geprüft, oder das Angebot fehlt noch.
Angebot gesendet / Angenommen	Ging an den Kunden / der Kunde hat zugesagt.
In Arbeit	Wird gerade bearbeitet.
Warten auf Teile	Steht, wartet auf ein Ersatzteil.
Fertig / Ausgeliefert	Erledigt / der Kunde hat es abgeholt.

6Kunden anrufen und Benachrichtigungen

Anrufen: In der Liste und im Auftrag gibt es einen Button Anrufen. Ein Tipp, und du rufst an, ohne die Nummer zu suchen.
Benachrichtigungen: Das Handy meldet sich, wenn ein neuer Auftrag reinkommt oder etwas auf Freigabe wartet. Wenn das Handy beim ersten Mal fragt, ob es Benachrichtigungen erlauben soll, sag Ja.

7Goldene Regeln

✅ Erfasse das Teil bei der Annahme, nicht hinterher.
✅ Mach bei der Annahme immer Fotos.
✅ Trag unter Aufgaben ein, was am Teil zu machen ist, damit die anderen Bescheid wissen.
✅ Nimm das Mikrofon 🎤, wenn du nicht tippen willst.
✅ Melde dich immer mit deinem Konto an, nicht mit dem eines anderen.