Deine Werkstatt im Griff,
ohne Zettelwirtschaft.

1Was ist NOCTUX und wofür ist es gut?

NOCTUX ist ein gemeinsames Auftragsbuch für deine Werkstatt, nur eben am Handy und am Computer. Statt Aufträge auf Papier oder an die Tafel zu schreiben, wird jeder Auftrag mit Kunde, Fahrzeug, Fotos und Status festgehalten.

Das Beste daran: Dein ganzes Team sieht sofort dasselbe. Schluss mit „Wie weit ist dieser Zylinderkopf?“ oder „Hast du das Ersatzteil schon bestellt?“. Jeder sieht auf seinem Handy, was reingekommen ist, wie der Stand ist und was bis zur Auslieferung noch fehlt.

NOCTUX ist kein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm. Die Rechnung schreibst du weiter mit deinem gewohnten Programm; hier läuft nur der Werkstattalltag, von der Annahme bis zur Auslieferung.

2So meldest du dich das erste Mal an

Wir richten dein Konto ein und schicken dir deine Zugangsdaten. Damit meldest du dich an, wo du willst (die Daten sind überall dieselben):

1. Am Computer: Öffne den Browser (Chrome, Safari …) und geh auf noctuxapp.com/app. Tippe auf Anmelden.
2. Am Handy oder Tablet: Installiere NOCTUX aus dem App Store (iPhone/iPad) oder von Google Play (Android). Öffne die App.
3. Gib die E-Mail und das Passwort ein, die wir dir gegeben haben, und melde dich an.
4. Beim ersten Mal musst du das Passwort ändern und ein eigenes wählen. Bewahr es an einem sicheren Ort auf.

3Der Hauptbildschirm

Nach der Anmeldung siehst du die Liste der Aufträge. Sie ist das Herzstück der App. Jede Karte ist ein Auftrag der Werkstatt, mit:

• dem Status in Farbe (zum Beispiel IN ARBEIT, FERTIG).
• dem Teil und dem Fahrzeug sowie dem Kunden.
• Schnellbuttons, um den Kunden Anrufen und den Auftrag weiterzubringen: Die Karte zeigt den Button für den nächsten Schritt, der sich je nach Status ändert, zum Beispiel Fertig melden.

Oben hast du die Suche (nach Kennzeichen, Kunde oder Fahrzeug) und darunter die Statusfilter, alle auf einen Blick: Aktiv, Eingang und Freigabe (was auf deine Zustimmung wartet).

Ganz unten sind drei Buttons, die immer da sind: Aufträge, Kunden und Einstellungen. Das sind deine drei Bereiche der App.

5Name und Logo deiner Werkstatt

Die App kann den Firmennamen und das Logo deiner Werkstatt oben in der Kopfzeile zeigen, damit sie sich nach deiner anfühlt.

1. Tippe auf Einstellungen.
2. Geh auf Werkstattmarke.
3. Gib den Namen deiner Werkstatt ein und lade, wenn du willst, dein Logo hoch.
4. Speichern. Ab jetzt siehst du Name und Logo oben auf allen Bildschirmen.

6Der Alltag: einen Auftrag anlegen

Wenn ein Teil reinkommt, legst du einen Auftrag an. Das geht schnell:

1. Tippe unter Aufträge unten rechts auf den orangefarbenen Button + Neuer Auftrag.
2. Wähle den Kunden: Such ihn, wenn es ihn schon gibt, oder gib seinen Namen ein. Wähle Privatkunde oder Werkstatt.
3. Trag seine Telefonnummer ein (dann kannst du ihn später mit einem Tipp anrufen).
4. Füll das Fahrzeug aus (Marke, Modell, Motor, Kennzeichen) und den Teiletyp.
5. Schreib auf, was der Kunde will. Keine Lust zu tippen? Drück auf das Mikrofon 🎤 und sag es laut: Es schreibt sich von selbst.
6. Mach ein oder mehrere Fotos vom Teil, so wie es angekommen ist.
7. Tippe auf Auftrag speichern. Fertig: Das ganze Team sieht den Auftrag.

8Deine Kunden und ihre Aufträge

Unter dem Button Kunden (unten) hast du die Liste aller Kunden. Bei jedem siehst du Telefon, Adresse und wie viele Aufträge du für ihn gemacht hast.

1. Such den Kunden nach Name, Telefon oder Adresse.
2. Tippe auf seinen Eintrag, um alle seine Aufträge nach Datum sortiert zu sehen.
3. Von dort kannst du ihn mit einem Tipp Anrufen.

Du kannst nach Name, Meiste Aufträge oder Zuletzt aktiv sortieren und siehst auf einen Blick, wer dein bester Kunde ist.

9Die Nummer jedes Auftrags

Jeder Auftrag hat seine Nummer (Nr. 24): die, die du mit dem Edding aufs Teil schreibst und später in deinem Rechnungsprogramm suchst. Die App vergibt sie selbst, fortlaufend und ohne Doppelte.

Habt ihr in der Werkstatt schon eure eigene Nummerierung (ihr seid zum Beispiel bei 1.200), sag der App, dass sie dort weitermachen soll, und du hast eine einzige Nummer für alles: Einstellungen → Einrichtung und Vorlagen → Auftragsnummern → Nummerieren ab. Bestehende Aufträge behalten ihre Nummer.

10Aktivität: Wer hat was gemacht?

Unter Einstellungen → Werkstatt-Aktivität siehst du Tag für Tag, was passiert ist: wer welchen Auftrag angelegt hat, wer ihn auf Fertig gesetzt hat, wer den Betrag eingetragen hat, wer ihn als bezahlt markiert und wer ihn ausgeliefert hat.

Das beantwortet zwei Fragen, die jeden Tag kommen: „Was ist heute passiert?“ und „Wer hat das so eingetragen?“. Tippe auf eine Zeile und der Auftrag öffnet sich.

Das siehst nur du und wer bei dir Administrator ist. Mitarbeiter sehen ihre Aufträge, nicht das Protokoll des Teams. Und es trägt das System selbst ein, nicht die Leute: Niemand muss an etwas denken.

11Deine Daten gehören dir

Zwei Dinge, die dich beruhigen:

• Automatische Datensicherung, jeden Tag. Du musst nichts tun; wenn ein Handy kaputtgeht oder verloren geht, sind die Daten sicher in der Cloud (Server in Europa).
• Export nach Excel, wann du willst. Unter Einstellungen → Werkstattdaten exportieren lädst du alle deine Kunden und Aufträge als Excel-Datei herunter. Sie gehören dir und du nimmst sie mit, wann du willst, ohne Bindung.

12Häufige Fragen

Brauche ich Internet?

Ja, damit alle Änderungen sofort bei allen ankommen. Wenn der Empfang in einer Ecke der Werkstatt schlecht ist, werden die Fotos gespeichert und von selbst hochgeladen, sobald wieder Netz da ist.

Ich bin nicht so fit mit Computern …

Musst du auch nicht sein. Wer WhatsApp bedienen kann, kann NOCTUX bedienen. Und zum Schreiben hast du das Mikrofon 🎤: Du sprichst, und es schreibt sich von selbst.

Und wenn ich mich beim Anlegen eines Auftrags vertue?

Du kannst ihn bearbeiten oder löschen. Nichts ist endgültig. Tippe auf den Auftrag und nutze das Menü ··· oben rechts.

Was kostet das?

19,99 € pro Monat und Werkstatt, inkl. MwSt., bis zu 5 Personen, ohne Mindestlaufzeit. Du schließt das Abo direkt in der App ab, über dein Konto bei App Store oder Google Play, und kündigst es dort, wann du willst.